「効率化」への第一ステップは、色々な事へ興味を持つこと!?「知らない」から「知る」へ

はじめまして、こんにちは。人と未来グループ総務労務課で働いている「くろ」です。

(写真は7年前くらいなので、今と体型が違う、、、)

突然ですが、座右の銘って持ってますか?

質問しつつも座右の銘に関し、持っている人が多いかと思います。ちなみに、自分の座右の銘は

百聞不如一見、百見不如一考、百考不如一行、百行不如一果、百果不如一幸、百幸不如一皇

無知は罪なり、知は空虚なり、英知を持つもの英雄なり

の2つで、どちらも知ることや行動することの大事さを述べているので、気に入っています。

さて、

記事を書こうとなった際に何を書こうか迷いましたが、

ホールディングスでは去年クレドを制定し、各項目に関し朝礼で話してたりするので、折角なのでクレドに少し触れ、それを掘り下げつつ、座右の銘に絡ませながら管理系のちょっとしたテクニックに関してお話いたします。

少し真面目な記事になりますが、よかったら読んでいってください。

ホールディングス クレド

まずはクレド(行動指針)に関してのお話から。

去年6月のホールディングスの合宿にて現状の良い点・悪い点を上げながら、「各自が決定し、責任を持つ(自律・自立)」「トップダウンの組織からボトムアップ」といった目指すべき企業文化を築くべく、フィロソフィー(ビジョン・理念等)と照らし合わせながら、行動や信条やマインドの項目に分け、下記9つをクレドとして制定しました

  • 1. 可能思考!
    • 私にはできない理由ではなく、できる方法を考えます!
  • 2. 自分で決める!
    • 私は他者に委ねることなく、自ら決断します!
  • 3. 自分事化!
    • 私は全ての事柄を自分事化として捉えます!自ら与えます!
  • 4. トップスピード!
    • 私は効率と速度を追求し、常に全力疾走します!
  • 5. 限界突破!
    • 私は常に自ら改善改革を行い、限界を突破します!
  • 6. 責任と役割!
    • 私は自分の責任と役割を正しく理解しやり遂げます!
  • 7. 満足の創造!
    • 私は必要十分に留まらず、常に他者の期待を超えることを目指します!
  • 8. 率先垂範!
    • 私はグループのフィロソフィーを誰よりも理解し、率先垂範します!
  • 9. 支援!
    • 私は周りと支えあい、率直に感謝や愛情を与えます!

ホールディングスでは、上記9つを意識することで強い組織を創ります。

その中で、今月スピーチをしている、トップスピードに関し、自分なりに掘り下げてみたいと思います。

クレド > トップスピード

トップスピードの副文に、「私は効率と速度を追求し、常に全力疾走します!」とあります。
じゃあ効率や速度を追求するには一般的には何があるかなーと考えた際に、パッと思いついたのは、下記項目となります。

  • 設備環境(PC・ネット等)を整える
  • タイピングスピードを上げる
  • ショートカットを覚える
  • メモを取る
  • 無駄を省く
  • 知識をつける
  • ルールを明確化する
  • 情報整理をする
  • 情報の見える化する
  • 情報を一元管理する
  • プロジェクト管理、タスク管理をする
  • フォーマットをつくる
  • 仕組み化(マニュアル、フロー等)する
  • チェックリストをつける
  • システムを導入する

とまあ、色々と大事とは思いますが、個人的には「無駄を省く」「知識をつける」という事が何にせよ大事だと思い、「無駄を省く」為にも「知識をつける」事が必要になるので、続いてはそれについて。

クレド > トップスピード > 知識をつける

「知識をつける」において、専門的な知識は当然大事だが前提条件となる為割愛し、効率や速度を追求するにあたって、管理業務においては、ルーティンワークや多くのデータを扱う事が多いので、下記の様な項目が大事になるかなと思います。(何でもかんでもシステムがある訳ではないので)

  • 本を読む
  • 検索力を高める
  • 便利なサイト、ブログ、サービスを知る
  • 便利なソフトウェアを知る
  • Excelの関数を知る
  • システムの使い方を知る
  • Markdown記法を知る
  • 正規表現を知る
  • Excelのマクロを知る
  • Google Apps Scriptを知る

とはいえ、「知識」というと難しく考える場合もありますが、そういう話ではなく、「興味を持ち」「こうすれば簡単に出来るかもと考え」ることによって、「知ってるだけで楽になり効率に繋がるかも」という事を伝えたいと思います。では、簡単な例を。

例えば:Excelでシート別の同一セルデータを集計したい

Excelでの簡単な例ですが(知らない人も実際いたので)、串刺し集計(複数のシートにあるデータを合計)したい時に、sumがシートをまたがって計算できる事を知らないで一つづつやると手間になるが知っていると一瞬で終わります。

参考画像ではシート数が少ないですが、実際にやる時にはシート数が多かったりするので、ちまちまやるのは無駄となります。(尚、フォーマットを作る時には、後で変えるのは結構大変なので、集計等を最初に意識して、しっかり考えて作ることが大事だな、と。)

ちなみにシート数が多い場合は、空のstartとendのシートを作成し、串刺しで足したい前後にそのシートを配置する事で、SUM(start:end!A1)と出来るので、これは意外とオススメです。

例えば:新しくドキュメントを開くのがめんどう

新規ドキュメントを開きたい場合、アドレスバーに「doc.new」を入力するだけで開けることができる事を知っていると、すぐに作業に取りかかれます。その他にも「sheet.new」で新規スプレッドシート、「slide.new」で新規プレゼンテーション、「form.new」で新規フォームに一気にいけちゃいます。

これは知らなくても困りませんが、地味に楽です。

例えば:大量のファイル名を一括で変換したい

フォルダ内の複数のファイル名を変えたいといった場合、「F2キー→名前を変更」でも良いのですが、数が多い場合は手間なので、フリーソフトの「PSSTPSST(プスプス)」を知っていると、簡単にファイル名を一気に変える事が出来ます。

例では3つですが、たくさんのファイルの名前変更をしたい場合が結構あるので、これは地味に重宝してます。

ちなみに本記事の最初の画像は「PhotoScape X」で加工、途中のgifアニメは「ScreenToGif」を使ってるけど、そういうソフトがある事を知ってるだけでも作業効率は変わってくるな、と。(会社のPCでは入れられるソフトが制限されている場合もあるが、、、)

例えば:アクセス解析を自動化し、一瞬で結果を見たい

最近相談された例で、GoogleAnalyticsを使ってアクセス解析したい場合、スプレッドシートのアドオンを使えば一瞬でデータを抽出でき、スケジュールを組み込めば自動化できます。データ抽出も知らなければ手間ですが、知っていれば一瞬です。

アクセス解析に於いては必要なのは中身であるので、無駄な作業は極力なくすべきだな、と。

今回紹介した以外にも、ExcelではVLOOKUP以外にもこういう関数は便利だよ、正規表現やMarkdownを知っとくと便利だよ、スプレッドシートで目次を作成しておくと楽だよ、Excelのマクロを使えば一気に印刷やPDF化できたり、一気にパスワード付与や解除ができるよ、GASを使えば一気にファイルをリスト化できだり、一気にExcelをスプレッドシートにできたりするよ等々ありますが、キリが無いので割愛。

最後に

今回、『「知る」って面白いよ便利だよ』『もしかしたら簡単にできるかもと考え、調べ、やってみるって大事だよ』といった事を伝えたかったのですが、少しでも伝われば、、、。

今は便利な世の中で調べれば大抵の情報は出てくるので、調べて知識をつける事が効率に繋がるので、是非。

また、少し前にバズってたツイートの中で、「知らない」から「している」までの流れが分かりやすい画像があったので、共有まで。(『楽天大学学長が教える「ビジネス頭」の磨き方』本の中にある画像

以上、少し真面目なお話でした。ブログを書くのに慣れていなく、思ったよりも無駄に長くなってしまい、分かりづらいかもですが、それはご愛嬌で、、、。

おわり。ちゃんちゃん。

ライター紹介

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くろ

人と未来グループ 総務労務課で働いているお酒大好きな3◯歳。今まではWEB制作会社でコードを書いたり、ディレクターしたり、映像制作会社で映像作ったり、サイト作ったり、賃貸仲介会社で営業したり、デザインしたり、店舗作ったり、システム作ったり、総務したりと色々な職種を経験。そんな経験を活かし、日々奮闘中。好きな業務は「登記手続き」。得意な人間力25は「笑顔」。

最近はまっている事はマリオメーカーのスピラン。普段ゲームはしないのに、なぜか3ヶ月前位からマリオメーカーの実況プレイを見るようになり、それに触発され、Switchが発売されている中で、マリオメーカーしたさに今年2019年1月にWiiUを購入、、、。